Privacyverklaring The No-Bikers

 

 

Inleiding

The No-Bikers Bertem hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. The No-Bikers Bertem houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.


Als The No-Bikers Bertem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

The No-Bikers Bertem

Van Laer Kjell
Dorpsstraat 699,
3061 Leefdaal


Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

 

1. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door The No-Bikers Bertem verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    o Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
    o Sportieve administratie in het kader van stages, kampen,… (contractuele grond)
  • Het deelnemen aan competities en tornooien
    o Sportieve administratie (gerechtvaardigd belang)
    o Organisatie van een recreatief sportevenement (contractuele grond)
  • Organiseren van niet-sportgerelateerde evenementen (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    o Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s
    (gerechtvaardigd belang)
    o Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang).

 


2. Welke gegevens verwerken we?


Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen (zie ‘waarom verwerken wij persoonsgegevens?’):
• Identificatiegegevens: naam, voornaam
• Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, adres
• Rijksregisternummer
• Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
• Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
• Sportieve gegevens: categorie, uitslagen, aanwezigheden
• Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames,…
We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…).

 

3. Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Het opslaan en verwerken van gegevens in de Cloud;
  • Het verwerken van gegevens in een ledensysteem;
  • Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.


Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden).
We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

 


4. Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers


Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:

  • Federatie
  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (deelnemerslijst wordt uitgewisseld tussen meerdere organisatoren)
  • …

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.
Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek). Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden. Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

 

 

5. Minderjarigen


Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegevens door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

 


6. Bewaartermijn


The No-Bikers Bertem geeft de persoonsgegevens door aan de bestuursleden. De bestuursleden controleren de gegevens en zijn verwerkingsverantwoordelijke. De bestuursleden schrapt persoonsgegevens van leden als ze niet langer nodig zijn voor registratie-
doeleinden en het schrappen niet in tegenspraak is met de wettelijke bewaartermijnen en/of andere voorschriften. Als algemene regel houdt de bestuursleden persoonsgegevens onder eender welke vorm maximaal zeven jaar na het laatste gebruik bij op het algemeen secretariaat.
De inschrijvingsformulieren en de formulieren die dienen ter controle van de gegevens worden op het algemeen secretariaat van de bestuursleden bewaard in mappen per club/ provincie. Deze gegevens worden online bewaard in Google Drive waarbij enkel de bestuursleden automatisch
toegang hebben tot deze gegevens. De gegevens die in Google Drive zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem en van de
servers wanneer er gedurende zeven jaar niets gedaan werd met het profiel van een lid.

 


7. Beveiliging van de gegevens


Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens
te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens de bestuursleden van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • alle personen die namens de bestuursleden jouw gegevens verwerken zijn gehouden aan een afsprakenovereenkomst die opgenomen werd in het Intern Reglement;
  • de bestuursleden hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar systemen;
  • Google Drive maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden opgeslagen op servers van Google Drive
  • de bestuursleden testen en evalueren regelmatig haar maatregelen;
  • de bestuursleden en helpende handen binnen het bestuur zijn geïnformeerd over het belang
    van de bescherming van persoonsgegevens.

8. Jouw rechten omtrent jouw gegevens


Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer. Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor The No-Bikers Bertem.

Uiteraard heb je als drager van jouw persoonsgegevens het recht om op jouw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in jouw geregistreerde gegevens binnen de federatie. Jij als drager blijft namelijk altijd eigenaar van jouw gegevens. Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke The No-Bikers Bertem van jou ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe stuur je een e-mail naar bestuur@nobikers.be
Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken. Recht op verwijdering van jouw gegevens
Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe stuur je een e-mail naar bestuur@nobikers.be
De bestuursleden behouden steeds het recht om te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat, afhankelijk van jouw verzoek, sommige diensten niet meer aangeboden kunnen worden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en
gebruiken indien je wenst deel te nemen aan competities, tornooien, kampioenschappen en andere organisaties. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jouw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen. Om jouw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij jou hoe dan ook om ons elke wijziging te melden, zoals nieuwe contactgegevens.

 


9. Klachten


Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hierover contact met ons op te willen nemen via mail naar bestuur@nobikers.be. Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel en meer info kan je vinden op de website www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

 

10. Wijziging privacyverklaring


The No-Bikers Bertem kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 13/01/2024.

 

 

Besluit

 

Als The No-Bikers Bertem zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

The No-Bikers Bertem

Van Laer Kjell
Dorpsstraat 699,
3061 Leefdaal.